ตู้เก็บเอกสารมีหลายชนิด

ตู้เก็บเอกสารมีหลายชนิด มีทั้งชนิดเป็นเหล็กและไม้ นอกจากนี้ยังมีหลายขนาดหลายราคา และยังมีสีให้เลือกต่างๆ กัน มีทั้งชนิดแบบลิ้นชัก แบบบานเปิด-ปิด แบบบานเลื่อน แบบหมุน แบบหิ้งเปิด และแบบรางเลื่อน ให้พิจารณาเลือกใช้ตามความเหมาะสม

ในปัจจุบัน นิยมใช้ตู้เหล็กสำหรับเก็บเอกสารและนิยมใช้ตู้แบบมีลิ้นชัก ซึ่งมีขนาดต่างๆ กัน เช่น ขนาดเก็บบัตร 3 x 5 นิ้ว, 4 x 6 นิ้ว, และ 5 x 6 นิ้ว ตู้ลิ้นชักที่ใส่เอกสารขนาดมาตรฐานโดยทั่วไปจะมีขนาด 13 x 13 นิ้ว และมีความลึก 26 นิ้ว ใส่เอกสารได้ประมาณ 5,000 ชิ้น โดยปกติลิ้นชักหนึ่งๆ จะมีบัตรนำประมาณ 20-40 บัตร และแฟ้มประมาณ 30 แฟ้ม และถ้าหากในตู้มีแฟ้มเก็บเอกสารไม่เต็มลิ้นชัก จะต้องมีแผงกั้นแฟ้ม ช่วยดันแฟ้มเอกสารให้เอกสารตรงไม่โค้งงอเสียรูป ในการเลือกแผงกั้นแฟ้มควรเลือกแผงที่เลื่อนไปมาได้สะดวก แต่ช่วยยึดแฟ้มเอกสารได้คงที่ไม่เลื่อนไปมาตามแรงอัดของเอกสาร และไม่ควรใหญ่เกินไปเพราะจะทำให้เปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บเอกสาร

ตู้แบบลิ้นชักขนาดมาตรฐานจะมีความลึกและกวางเหมือนกัน แต่ความสูงอาจจะแตกต่างกันตามจำนวนของลิ้นชัก ตู้เก็บเอกสารชนิด 1-2 ลิ้นชัก ใช้สำหรับวางติดกับโต๊ะทำงาน ชนิดมี 3 ลิ้นชัก ใช้ต่อกันทำเป็นเคาน์เตอร์ได้ ชนิดมี 4 ลิ้นชัก เป็นแบบที่ได้รับความนิยมใช้เก็บเอกสารมากที่สุด โดยให้เก็บเอกสารที่ต้องใช้งานบ่อยๆ ไว้ที่ลิ้นชักที่ 3-4 ส่วนเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้งานให้เก็บไว้ลิ้นชักที่ 1-2 ส่วนชนิด 5 ลิ้นชักสามารถนำมาใช้กั้นห้องแบ่งส่วนกันได้

นอกจากนี้ตู้เก็บเอกสารควรมีฉลากบอกชื่อทุกลิ้นชักให้ชัดเจน เพื่อจะได้ทราบว่ามีเอกสารใดอยู่ในลิ้นชักนั้นบ้าง ฉลากบอกชื่ออาจใช้ชื่อเดียวหรือชื่อคู่ก็ได้ โดยเฉพาะการใช้ชื่อคู่มีส่วนดีก็คือ ทำให้ทราบช่วงของเอกสารได้ง่ายโดยที่ฉลากเพียงแผ่นเดียวก็ทราบว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ลิ้นชักใด แต่ถ้าชื่อเดียวต้องดูฉลากถึง 2 แผ่น หรือ 2 ลิ้นชัก นอกจากนี้การติดฉลาก ควรติดจากบนลงล่าง แต่ถ้าวางตู้เรียงติดกันไว้หลาบตู้ก็อาจติดฉลากจากซ้ายไปขวาโดยให้อยู่ในระดับเดียวกัน ในลิ้นชักหนึ่งๆ ควรมีพื้นที่ด้านหลังประมาณ 5 นิ้ว เพื่อไม่ให้เอกสารแน่นลิ้นชักมากเกินไป เพราะจะทำให้เสียเวลาและแรงงานในการนำเอกสารเข้า-ออกจากแหล่งเก็บในตู้ ซึ่งบางครั้งอาจทำให้แฟ้ม บัตรนำ หรือเอกสารชำรุดเสียหายได้

สำหรับการใช้ตู้แบบหิ้งเปิด (Open-Shelf File) เหมาะสำหรับการเก็บเอกสารระหว่างใช้ที่มีปริมาณมากและแหล่งเก็บเอกสารโอน เหมาะสำหรับใช้เอกสารที่เป็นความลับ การเก็บเอกสารในตู้แบบนี้ต้องใช้บัตรนำและแฟ้มพิเศษซึ่งมีส่วนยื่นอยู่ทางด้านข้าง การจัดตู้ไม่จำเป็นต้องเหลือเนื้อที่สำหรับดึงลิ้นชักเอกสารออกมา ตู้ใบหนึ่งอาจมี 7-8 ชั้น จึงทำให้ประหยัดเนื้อที่กว่าการเก็บเอกสารในตู้ธรรมดาประมาณ 50% ราคาถูกกว่าและประหยัดเนื้อที่มากกว่านอกจากนี้ตู้เก็บแบบรางเลื่อน ก็เหมาะสำหรับการเก็บเอกสารในแหล่งที่มีพื้นที่จำกัด เช่นกัน เนื่องจากสารมารถรวบรวมเอกสารไว้ในตู้ได้เป็นจำนวนมาก มีทั้งชนิดแบบลิ้นชัก แบบบานเปิด-ปิด แบบหิ้งเปิด ให้เลือกใช้ตามความต้องการ